Villkor företag

Allmänna villkor för konferenser, gruppbokningar, logi och övriga arrangemang

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor ska gälla. Eller att länk till villkor bifogats i mejlsignatur till beställaren vid beställning.

1. Definitioner

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Gruppbokningar av logi med eller utan frukost räknas som en gruppbokning.

Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget.

Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget.

En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

En bokningsförmedlare är ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.

2. Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

3. Förskott

Normalfallet är betalning mot faktura efter avslutat arrangemang se #7 nedan.

Sedvanlig kreditprövning kan förekomma.

4. Särskilda önskemål vid beställning

Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska det framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

5. Värdefull egendom

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

6. Avbeställning (om inget annat avtalas gäller följande):

Avbeställning ska ske skriftligt.
Vid avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta leverantören med en viss procentsats av värdet på beställningen normalt 50%. Från två veckor före arrangemanget skall 100% av ordervärdet betalas av beställaren. Vid avbeställning av del av beställning ska ersättningen avse den avbeställda delen.

Särskilda avbokningsvillkor för arrangemang över 50 personer (om inget annat avtalas gäller följande):

Följande gäller vid en avbokning av hela eventet / konferensen över 50 personer. Om avbokning av hela konferensen sker mellan 8 till 4 veckor innan ankomst, debiteras 50% av totalsumman.

För grupper över 50 personer gäller följande: om avbokning sker senare än 4 veckor innan ankomst debiteras 100% av totalsumman.

Mellan 2 veckor och ankomst kan enstaka personer avbokas utan kostnad.

Kostnadsfri ombokning kan ske fram till senast 2 veckor innan ankomstdatum.

Vid ombokning sker fakturering och betalning som om bokning genomförts vid ursprungsdatum.

Gäller även för kombinerade bokningsnummer.

6 b. Invändningar mot fakturan måste göras 10 dagar från fakturadatum. Annars förverkas rätten till eventuell rättelse.

7. Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 15 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

8. Reservation för prisändringar

a) Om leverantören vill reservera sig för prishöjningar ska leverantören tydligt ange detta i sin skriftliga bekräftelse av mottagandet av beställningen.

b) Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.

9. Force majeure, strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll som myndighetspålagor, epidemier, pandemier osv , berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd. Endast ombokning till nytt event datum erbjuds från leverantören.

10. Ansvar för egendom/vållande av skada

Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

11. Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndensbeslut.

Leverantören äger även rätt att nyttja inkasso lika med domstol vid tvister.

12. Bokning genom förmedlare

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.